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外贸商务信函专业术语大全（标准格式 | 中英文对照）
在外贸工作中，无论是询盘、报价、下单、发货、催款还是售后服务，专业的商务信函都是建立信任与效率沟通的关键。掌握标准的信函结构和中英对照术语，不仅能提升专业形象，还能大大减少沟通误差。
本文将带你全面了解外贸商务信函的标准结构与常用术语表达，含【中英对照模板】，建议收藏！
一、外贸商务信函标准结构（Standard Format）
一封标准外贸信函通常包含以下六大部分：
| 部分 | 中文名称 | 英文名称 | 说明 |
|---|---|---|---|
| 1 | 称呼 | Salutation | 对客户的称呼，如Dear Sir |
| 2 | 开头寒暄 | Opening sentence | 表达问候、说明写信目的 |
| 3 | 主体内容 | Body of the letter | 核心内容，如询盘、报价等 |
| 4 | 结尾语 | Closing sentence | 表达感谢、期待回复等 |
| 5 | 落款 | Complimentary close | 正式结束语，如Best regards |
| 6 | 签名 | Signature | 公司、职位、联系方式等 |
二、常用外贸商务术语汇总（中英对照）
1. 称呼部分（Salutation）
| 中文 | 英文 |
|---|---|
| 尊敬的先生/女士 | Dear Sir or Madam |
| 尊敬的先生（未知姓名） | Dear Sir |
| 尊敬的女士（未知姓名） | Dear Madam |
| 亲爱的张先生 | Dear Mr. Zhang |
| 亲爱的李女士 | Dear Ms. Li |
| 亲爱的买家 | Dear Buyer / Customer |
2. 开头语（Opening Sentences）
| 中文 | 英文 |
|---|---|
| 感谢您的询盘 | Thank you for your inquiry. |
| 很高兴收到您的来信 | We are glad to receive your message. |
| 我代表XX公司写信给您 | I am writing to you on behalf of XX company. |
| 我们是一家专业从事...的企业 | We are a professional manufacturer specializing in... |
3. 主体内容常用表达（Body Expressions）
报价（Quotation）
| 中文 | 英文 |
|---|---|
| 附上我们的最新报价单 | Please find our latest quotation attached. |
| 报价有效期为30天 | This quotation is valid for 30 days. |
| 单价为FOB上海 | The unit price is FOB Shanghai. |
下单（Order）
| 中文 | 英文 |
|---|---|
| 我们确认订单如下 | We confirm the order as follows. |
| 请确认订单以便安排生产 | Kindly confirm the order so we can proceed with production. |
发货与物流（Shipment）
| 中文 | 英文 |
|---|---|
| 预计装船日期为... | The estimated time of shipment is... |
| 货物已通过DHL发出 | The goods have been shipped via DHL. |
| 请查收附件中的运单号 | Please find the tracking number in the attachment. |
催款（Payment Reminder）
| 中文 | 英文 |
|---|---|
| 这是付款的友好提醒 | This is a friendly reminder for the payment. |
| 请尽快安排余款 | Please kindly arrange the balance payment as soon as possible. |
投诉与售后（Complaint & After-sales）
| 中文 | 英文 |
|---|---|
| 我们收到的产品有问题 | We received the goods with quality issues. |
| 我们对此深感抱歉 | We sincerely apologize for the inconvenience. |
| 我们会尽快给出解决方案 | We will get back to you with a solution shortly. |
4. 结尾语（Closing Sentences）
| 中文 | 英文 |
|---|---|
| 期待您的回复 | We look forward to your reply. |
| 如有任何问题请随时联系 | Please feel free to contact us if you have any questions. |
| 祝商祺 | Best wishes for your business. |
5. 落款（Complimentary Close）
| 中文 | 英文 |
|---|---|
| 此致敬礼 | Best regards / Yours sincerely |
| 此致 | Sincerely yours / Faithfully yours |
| 顺颂商祺 | Kind regards |
6. 签名（Signature）
张华 Zhang Hua Sales Manager Shenzhen ABC Trading Co., Ltd. Tel: +86 755 12345678 Email: zhanghua@abc.com Website: www.abc.com
三、外贸信函模板参考（Quotation报价信）
Subject: Quotation for [Product Name]
Dear Mr. Smith,
Thank you for your inquiry regarding our [Product Name].
Please find below our quotation:
Product: Wireless Earbuds
Unit Price: USD 9.50/pc FOB Shenzhen
MOQ: 500 pcs
Lead Time: 15-20 working daysThis quotation is valid for 30 days.
Should you have any questions or need further details, feel free to contact us.
Best regards,
Lisa Wang
Export Sales | ABC Tech Co., Ltd.
✅ 结语
外贸信函看似简单，却是体现专业度的重要环节。建议业务员：
熟记常用表达
多使用标准模板
建立公司内部信函模板库
只要你写得专业、表达清晰、语气得体，就能在国际客户面前树立起信赖的品牌形象。
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